Kelola · Gembala

Tempat Gembala memulai hari: melihat kabar minggu ini dan melompat ke pekerjaan yang menunggu.

Di sini Gembala disapa dengan "Shalom" dan langsung melihat ringkasan minggu ini: jumlah jemaat aktif, kehadiran ibadah terakhir, saldo kas bulan ini, berapa hari renungan sudah antre, dan siapa yang ulang tahun. Ada kartu Antrean Masuk yang menghitung tamu, pendaftaran, dan doa yang menunggu, kartu Pelayanan Minggu ini, serta daftar Tamu perlu dihubungi. Untuk yang baru pertama kali memakai aplikasi, ada kartu "Mulai di sini" berisi langkah pertama yang bisa disembunyikan dan dibuka lagi lewat tombol Panduan.

Satu tempat untuk semua yang datang dari luar: kartu tamu, pendaftaran, dan doa yang menunggu keputusan.

Layar ini mengumpulkan tiga antrean menjadi satu daftar kerja: kartu tamu baru, pendaftaran dari situs, dan doa yang tertahan. Di atasnya ada angka Terbuka, Terlambat, dan Belum dipegang, lalu kartu "Kerjakan berikutnya" yang menunjuk tugas paling mendesak. Gembala bisa menyaring dengan Semua, Milik saya, Belum dipegang, atau Terlambat, mengambil tugas dengan "Akui", menugaskannya ke pengerja lain, lalu menekan Segarkan untuk memuat kabar terbaru.

Menyusun, meninjau, dan menerbitkan warta mingguan untuk jemaat, dari draf sampai terbit.

Layar ini adalah satu alur warta dari awal sampai akhir. Gembala menekan "Buat draf" dengan tanggal edisi dan pilihan audiens (situs publik dan WhatsApp jemaat, atau WhatsApp jemaat saja), lalu mengisi judul firman, isi firman, dan catatan jemaat; angka kehadiran, jadwal pelayanan, dan ringkasan persembahan dibekukan otomatis saat draf dibuat. Setelah itu ada tahap Tinjau, Pratinjau, dan Terbit, dan warta yang sudah terbit masih bisa dikoreksi atau diturunkan dengan alasan tertulis.

Melihat semua ibadah dan kegiatan dalam satu bulan, dalam satu tampilan.

Kalender menampilkan semua ibadah rutin dari jadwal gereja (Ibadah Raya, SCM Kids, Doa Bersama, WBI, LITD Generation) dan acara khusus dari layar Kegiatan, diurutkan per tanggal. Setiap jenis ibadah punya warna sendiri yang dijelaskan di legenda, dan tombol panah di atas dipakai untuk pindah bulan. Layar ini hanya untuk melihat; jadwal ibadah diatur di Pengaturan dan acara khusus lewat Kegiatan.

Buku induk jemaat: mencari orang, membuka profilnya, dan merapikan data keluarga serta keanggotaan.

Di sini seluruh jemaat tercatat dengan statusnya: Aktif, Pindah, Meninggal, Nonaktif. Gembala bisa mencari nama, menyaring per status, per komsel, atau per keluarga, dan ada saringan "Lengkapi data" untuk menemukan jemaat aktif yang belum punya tanggal lahir atau jenis kelamin. Dari kartu seseorang Gembala bisa menekan "Sapa lewat WhatsApp", "Ubah biodata", atau mengubah statusnya; lewat tombol "Tambah jemaat" orang baru dicatat, dan lewat "Ekspor" data bisa diunduh dengan kolom pilihan.

Mencatat jumlah hadir di setiap ibadah dan pertemuan komsel, sekali ketuk seusai ibadah.

Layar ini menampilkan satu kartu per ibadah pada tanggal terpilih, berdampingan, masing-masing dengan pengatur angka tambah dan kurang. Setelah semua diisi, satu tombol "Simpan semua" menulis semuanya sekaligus tanpa saling menimpa, dan ibadah yang sudah tercatat memakai lencana "tercatat". Di bawahnya ada kartu Pertemuan Komsel untuk mencatat hadir per komsel, dan catatan yang salah bisa dihapus lewat tombol Hapus setelah konfirmasi.

Mengelola kelompok sel: siapa pemimpinnya, siapa anggotanya, dan apa yang terjadi di pertemuannya.

Layar ini berisi daftar semua komsel dengan jadwal dan wilayahnya. Gembala bisa menekan "Buat komsel" untuk yang baru atau "Ubah" untuk mengganti nama dan pemimpin, lalu membuka satu komsel untuk melihat anggotanya, menambah atau mengeluarkan anggota, dan membaca riwayat kehadirannya. Di detail komsel juga ada kolom untuk menulis catatan pertemuan yang tersimpan dengan tanggalnya.

Menindaklanjuti tamu ibadah: menyapa, mencatat sudah dihubungi, sampai ia menjadi jemaat.

Setiap kartu tamu dari situs publik atau yang dicatat manual tampil di sini dengan statusnya: Belum direspons, Dihubungi, atau Jadi jemaat. Gembala menekan "Hubungi" untuk membuka draf sapaan WhatsApp, "Tandai dihubungi" setelah menyapa (selalu dengan konfirmasi), dan "Jadi jemaat" bila tamu memutuskan bergabung. Bila ada pokok doa, hanya Gembala Sidang yang melihat tombol "Baca pokok doa" dan membaca isinya.

Mencatat baptisan air, perjamuan kudus, dan penyerahan anak, serta mencetak surat keterangannya.

Register ini adalah buku resmi gereja untuk tiga sakramen, dengan nomor register, pelayan atau pendeta, dan saksi-saksinya. Gembala mencatat lewat "Catat sakramen", dan bisa membuka surat keterangan dari tiap baris lalu mencetaknya atau menyimpannya sebagai PDF. Bila ada salah catat, yang dilakukan adalah "Koreksi": catatan baru yang merujuk catatan lama, dengan alasan wajib yang tercatat di audit.

Meninjau orang yang mendaftarkan diri lewat situs publik dan memutuskan apakah ia menjadi jemaat.

Inilah jalur utama masuknya jemaat baru. Setiap pendaftar tampil dengan nama, umur, dan kontaknya, dan Gembala memutuskan satu per satu: "Konfirmasi jadi jemaat" langsung membuat barisnya di Data Jemaat (setelah konfirmasi dan pemeriksaan nama ganda), sedangkan "Tolak" menyimpan alasan penolakannya. Antrean yang bersih berbunyi "Tidak ada pendaftaran menunggu".

Menyusun rencana ibadah: susunan acara, posisi pelayanan, dan permintaan kesediaan pengerja.

Untuk Gembala layar ini terbuka pada tab rencana: pilih tanggal Minggu, buat rencana ibadah dengan jenis dan jamnya, lalu susun bagian ibadah lewat "Tambah bagian" dan posisi pelayanan lewat "Tambah posisi" atau "Isi otomatis". Setiap posisi bisa diisi nama dari Data Jemaat, lalu "Minta jawaban" menyiapkan draf WhatsApp untuk pengerja itu, dan statusnya terbaca sebagai Belum diminta, Menunggu jawaban, Diterima, atau Ditolak. Ada juga tab "Pelayanan saya" untuk menjawab permintaan yang ditujukan kepada Gembala sendiri, dan lembar jadwal bulanan yang siap dicetak.

Mencatat persembahan dan pengeluaran gereja, dan mengoreksinya bila salah catat.

Buku kas menampilkan transaksi per bulan dengan total pemasukan, pengeluaran, dan saldo di atasnya. Gembala mencatat lewat tombol tambah di kanan atas: memilih pemasukan atau pengeluaran, kategori dari Pengaturan, dan nominal, lalu sebuah dialog menyebut angka terformatnya sekali lagi sebelum tersimpan. Tidak ada tombol ubah atau hapus; yang ada hanya "Koreksi" pada tiap baris, yang menambah baris baru berisi pembetulan dengan alasannya.

Membaca rekap keuangan bulanan yang ringkas, tanpa masuk ke rincian buku kas.

Layar ini menampilkan tiga angka bulan berjalan (pemasukan, pengeluaran, saldo) dan tabel enam bulan terakhir dengan total per bulan, tanpa rincian transaksi. Inilah laporan yang bisa dibawa Gembala ke rapat atau dibagikan ringkasannya; untuk rincian per baris, Gembala membuka Buku Kas. Layar ini hanya untuk membaca, tidak ada yang diubah di sini.

Membaca keadaan gereja dalam angka: keanggotaan, kehadiran, dan trennya dari waktu ke waktu.

Layar ini merangkum jumlah jemaat per status, grafik kehadiran ibadah, dan tren pertumbuhan, semuanya dalam bentuk jumlah dan grafik, tidak pernah baris per orang. Di sini juga ada papan poin komsel Tebak Ayat pekan berjalan, dan satu ketukan menyiapkan teks pengumumannya untuk disalin atau dibuka di WhatsApp. Ini layar untuk membaca keadaan, bukan untuk menulis apa pun.

Menulis pengumuman yang tampil di beranda situs publik gereja.

Daftar di sini adalah pengumuman yang sedang dan pernah tampil di situs, masing-masing dengan judul, isi, dan tanggal berakhirnya. Gembala menulis yang baru lewat tombol tambah, bisa menyematkan satu gambar (yang otomatis diperkecil dan dibersihkan data lokasinya), menyematkan yang penting dengan "Sematkan", mengubah, atau menghapusnya. Tautan "Lihat di situs" membuka langsung halaman publiknya untuk memastikan hasilnya.

Mengatur renungan apa yang terbit setiap hari di situs publik, dan seberapa jauh antreannya sudah siap.

Layar ini menampilkan antrean tanggal ke depan dan arsip 31 hari terakhir, masing-masing berstatus antre, terbit, atau diturunkan, dengan tema bulan di atasnya yang bisa disunting dan disimpan. Renungan baru dimasukkan lewat "Dari bank" (teks ayatnya datang dari Bank Renungan, tidak diketik dari ingatan), yang antre atau terbit bisa "Sunting", dan yang sudah terbit bisa "Turunkan" bila perlu dicabut. Tautan "Lihat di situs" memastikan renungan hari itu benar-benar tampil.

Bank renungan Gembala: mencari ayat atau topik, memperbaiki isinya, lalu menaruhnya pada tanggal.

Bank ini berisi ratusan kartu renungan dengan teks ayat yang sudah terisi (terjemahan AYT), bisa dicari dengan kata, disaring per tema atau bagian Alkitab, dan diurutkan. Gembala membuka satu kartu, menyunting isi renungannya, lalu menekan "Pakai" untuk menaruhnya pada tanggal di antrean. Kartu bertanda "perlu ditulis ulang" adalah naskah template yang ayatnya benar tetapi refleksinya belum ditulis; saringan khususnya mengubahnya menjadi daftar kerja.

Mendokumentasikan kegiatan gereja dengan foto dan cerita, serta menyiapkan tautannya untuk donatur.

Setiap kegiatan dicatat dengan judul, tanggal, kategori internal atau eksternal, cerita, foto-foto, dan bila ada, tautan videonya. Foto diunggah dari kamera atau galeri setelah Gembala memilih pernyataan keamanan fotonya; aplikasi memperkecilnya dan membuang data lokasi sebelum dikirim. Dari tiap kartu, Gembala bisa menyalin tautannya untuk dibagikan kepada donatur, mengubah urutannya dengan menahan dan menggeser, mengubah, atau menghapusnya setelah konfirmasi.

Meninjau permohonan doa yang masuk dari situs publik dan memutuskan mana yang tampil di tembok.

Tembok doa publik punya tiga tab: Tertahan, Dirilis, dan Disembunyikan, dan setiap kiriman baru lahir di Tertahan sampai manusia meninjaunya. Gembala membaca isinya, lalu menekan "Rilis ke situs" untuk menampilkannya atau "Sembunyikan" untuk menyimpannya dari pandangan publik; keduanya selalu meminta konfirmasi. Tanda "Model" pada sebuah kiriman hanyalah saran penyaring otomatis, bukan penentu, dan tautan "Lihat di situs" membuka tembok publiknya.

Mengisi enam petak foto kurasi yang tampil di kaki beranda situs publik.

Situs publik menampilkan kisi enam petak Instagram di kaki berandanya, dan layar inilah tempat mengisinya, tanpa sambungan apa pun ke akun Meta. Untuk satu petak, Gembala menempel tautan kiriman Instagramnya lalu mengunggah fotonya langsung dari kamera atau galeri; foto diperkecil dan dibersihkan data lokasinya sebelum tersimpan. Petak bisa diubah atau dikosongkan kapan saja, dan tautan "Lihat di situs" membuka bagian kisi di beranda publik.

Memindahkan daftar jemaat dari spreadsheet lama ke dalam aplikasi, dengan uji coba dulu sebelum benar-benar ditulis.

Di sini Gembala menyalin baris-baris dari Excel atau Google Sheets dan menempelkannya ke kotak yang tersedia, dengan baris pertama berisi judul kolom seperti nama, panggilan, whatsapp, dan tanggal_lahir (tombol "Salin judul" menyiapkan contohnya). Tombol "Uji dulu (tanpa menyimpan)" memeriksa setiap baris dan melaporkan mana yang siap dan mana yang bermasalah, tanpa menulis apa pun. Hanya setelah uji itu bersih tombol impor sungguhan terbuka, dan satu baris buruk tidak menggagalkan baris lainnya.

Menyunting teks baku pesan WhatsApp gereja, supaya bahasanya terdengar seperti gereja kita.

Semua draf WhatsApp yang dibuat aplikasi (pengingat pelayanan, ucapan ulang tahun, sapaan tamu, dan lainnya) diambil dari template di layar ini. Gembala membaca tiap template, mengubah kalimatnya sesuai gaya gereja, dan menyimpannya per kartu. Kata dalam kurung kurawal seperti {nama} diisi otomatis saat draf dibuat, dan tanda bintang di sekitar kata menjadikannya tebal di WhatsApp.

Mengatur identitas gereja dan hal-hal dasar yang dipakai semua layar lain.

Di sini Gembala mengatur nama gereja, nama singkat, nama gembala sidang, dan alamat situs publik yang merakit semua tautan "Lihat di situs", lalu menyimpannya dengan "Simpan identitas". Ada juga kategori pemasukan dan pengeluaran untuk Buku Kas, jenis ibadah yang dipakai layar Pelayanan, kolom tambahan untuk data jemaat, pilihan tampilan terang atau gelap, dan gerbang penerbitan renungan oleh agen yang hanya bisa dinyalakan atau dimatikan di sini.

Menentukan siapa saja yang boleh masuk ke aplikasi Kelola dan apa yang boleh mereka lihat.

Layar ini memetakan alamat email pengerja ke perannya: Gembala Sidang, Admin Jemaat, Bendahara, atau Pemimpin Komsel, dan hanya Gembala Sidang yang membukanya. Gembala menambah pengguna baru dengan email dan perannya, mengganti peran seseorang (selalu dengan konfirmasi), atau menonaktifkannya; tidak ada hapus, supaya riwayatnya tetap bisa ditelusuri. Setiap pengguna juga bisa ditautkan ke datanya di Data Jemaat, dan tautan itulah yang membuka komsel milik seorang Pemimpin Komsel.

Menelusuri jejak setiap perubahan data: siapa melakukan apa, atas data apa, dan kapan.

Tabel ini membaca catatan dari yang terbaru, lima puluh baris per halaman, dengan tombol "Muat lebih lama" di bawahnya. Setiap baris menyebut pelakunya (pengerja, agen, atau sistem), aksinya dalam bahasa Indonesia seperti Tambah, Ubah, atau Baca data rahasia, data yang disentuh, dan waktunya. Inilah tempat Gembala memastikan tidak ada yang mengubah data tanpa jejak.